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一、项目背景

浙江理工大学的前身--蚕学馆,是杭州知府林启为实现其实业救国、教育救国的宏愿于1897年创办的,是我国最早创办的新学教育机构之一。现有教职工2000余人,离退休职工600余人。

浙江理工大学人事管理的信息化之路,是浙江高校探索人事管理信息进程的一个典型缩影,非常具有代表性,学校见证了中国第一代人事管理系统的崛起,也经历了数字化校园建设之殇,最终走上了专业化人力资源管理信息系统建设之路。2014年,考虑到学校在工资管理、养老保险改革等方面的改革压力和教职工对于人事工资信息公开的要求,浙江理工大学先后考察了东软、用友、宏景、朗新、普联、东方永德、金智、达科等人事管理系?#24120;?#26368;终于2014年底通过公开招标的形式确定宏景软件作为战?#38498;?#20316;伙伴。

二、建设内容和目标:建设面向数字化校园的人事管理系统

  根据浙江理工大学人事管理的业务需求,按照浙江理工大学人事信息系统的建设规范,宏景人力资源管理系统帮助浙江理工大学实现如下建设目标:

(一)统一人事管理信息标准

制定浙江理工大学人事信息管理标准,建立浙江理工大学人事信息数据中心,形成统一的多层级组织架构的全员数据库,实现内部人力资源信息的高度统一和?#34453;懟?/span>

(二)提高人事管理工作效率

通过系统实现人事管理相关数据的分布式采集和维护,实现不同人事业务的数据协同,实现对机构、岗位和员工信息的高效管理,同时提供各类数据查询、统计、分析和业务提醒等功能。

(三)优化和规范人事工作流程

为浙江理工大学的人事管理工作提供业务?#25945;ǎ?#24182;根据浙江理工大学人事处各项业务之间的关系制定协同处理的解决方案,提供多种信息查询和统?#21697;?#26512;手段,最大限?#30830;?#25381;现有数据资源的作用。

(四)提供全方位人事信息服务

除为学校人事管理专员提供人事业务管理?#25945;?#22806;,系统还为全校不同角色教职工提供全方位的、综合的人事信息服务,同时要求根据业务的变化灵活调整,做?#28966;?#33021;越复杂、操作越简单的目标。

三、浙江理工大学系统的建设规划和实施步骤

在建设之前,浙江理工大学人事处就确立了“总体规划、分步实施”的策略,一期主要实施组织、人事信息、教职工自助、人事业务、报表等模块,目前项目1期已顺利验收。

四、浙江理工大学人事管理系统1期项目的建设成果和具体应用

(一)规范人事信息体系,打造统一、精准的信息?#34453;?#32593;络?#25945;?/span>

建立统一规范的人事信息体系是e-HR系统建设的首要和基础目标。系统建设过程中双方项目组依据浙江理工大学管理规范确定了组织架构、人员分类、岗位类别及职务级别等体系。在此体系基础上,e-HR系统全面涵盖了机关、直属、教学、科?#24184;?#21450;其他五类机构的事业编、博士后、高层次人才、离休、退休、非事业编等各类人员。同?#20445;琫-HR系统构建起的人事信息数据库,按照单位的组织层级,授予相应的权限,实现对人员的基本信息进行全方位、深层次、多角度的查询与分析,在此基础上,能够更加准确的掌控整体人事状况、工资福利分配情况。

另外,校领导、人事处处长、院领导能够从这个?#25945;?#19978;获取自己所需要的信息,促使全体职工都能够参与到学校人力资源管理中来,减轻了人事处在事务性工作上所花费的时间和精力。 

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(二)基于高校岗位——编制——部门的组织架构,支?#25351;?#20301;、部门变动的业务审批

同时可以保存组织机构的历史时点,方便查阅某一历史时点的组织机构情况。支持多种组织架构设计模式,组织架构灵活展现。

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支持对组织机构的变更流程

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支持二级单位编制的申请和控制

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(三)方便、快捷的查询和花名册功能

人员信息的查询、花名册的制作、高级花名册的生成(如员工工资变动明细花名册)是日常高校人事工作者最常用的系统功能,宏景在人事信息管理方面积累了多年的经验,优势突出。

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(三)业务流程电子化,架起管理者与业务人员之间信息沟通的桥梁

通过宏景e-HR系统建立学校电子化业务流程?#25945;ǎ?#23558;人事业务流程通过信息化?#25945;?#31649;理起来,然后?#24895;?#32423;管理人员、人事管理人员进行授权,使人事业务办理不受时间和地点的限制,在这个过程?#26657;?#20197;往业务流程中不合理的?#26041;?#20063;会随之暴露出来,可以重新加以优化,使人事业务流程与学校的战略流程充?#32456;?#21512;,改变传统的人事管理业务速度慢、效?#23454;汀?#35823;差大、浪费多的弊端,极大地降低了劳动力成?#23613;?/span>

同?#20445;?#20154;事工作人员随时可以通过网络了解人事业务办理进展情况,起到监督、督促作用。主管领导随时可以对人事业务的每个?#26041;?#36827;行监控,提高工作人员的办事效率,优化业务流程。

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(五)利用宏景ehr,提高人事处内部人事业务的协同化处理程度。

高校人事处的人事业务,涉及教职工全生命周期,其纵向深度和横向协同的程度是其他任何部门所无法比拟的。从教职工的应聘到入职,到转正定级或初定岗位,到工资调整,或从岗位调整到岗位等级确定,到工资调增,而这些业务又处在不同的科室和岗位,如何协同处理,是一大难度。

宏景软件通过内置工作流工作引擎和协同处理的理念,提高人事业务的协同化程度。

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(六)方便的邮件、短信功能应用,细节处体现人事处对教师的关怀和尊重。

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示例:某教师收到2015年12月关于工资增资和养老保险改革的温馨邮件

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(七)高效完成调资、工资发放及保险缴费明细核算等劳资工作

学校的工资调整需要套用很多条件和复杂的计算,费时费力,效?#23454;?#19979;,极易出现偏差和失误。然而通过利用人事管理信息系统处理,对于职务变动引起的工资变动以及每年按期晋升薪级工资,使用预先定义好的模板,即可自动计算出变化后的职务工资、薪级工资等。

利用e-HR系?#24120;?#27993;江理工大学工资?#26696;?#21033;的核算、统计、发放等工作“一键式”完成,对工资发放情况按照相应的统计规则进?#22411;?#19968;的分析处理,生成各类工资分析报表。 

工资及保险调整信息可通过邮件批量发送,只需制定邮件模板,简单快捷。

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(八)专业的报表制作工作,实现人事统计信息的自动生成和汇总

浙江理工大学人事处借助宏景e-HR系统实现了人事统计信息的自动生成和汇总,使人事信息由传统的手工处理转变为计算机处理,由单机应用转变为网络化应用,由磁介?#24335;换?#36716;变为网上传输,实现报表自动生成,提高数据的准确性和时效性;同?#20445;?#20063;大幅度降低了统计成本和统计人员的工作负荷。 


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(九)多角度人事信息图表分析,为领导人事决策提供辅助

通过宏景e-HR系统实现对人事信息的全?#32844;?#25511;,及时准确地完成各种人才状况的静态结构分析和动态趋?#21697;?#26512;。能够及时准确地掌握学校的人才结构情况、变化调整情况,为学校各级领导和人事部门制订有关政策提供信息服务,为学校制订整体人才开发规划提供数据依据,在此基础上合理配置人才,充分开发和利用人才。 
 

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(十)浙江理工大学人事管理系统建设经验

1.领导重视。浙江理工大学的人事信息化走过一些弯路,但总体比较稳健,并且在实践中摸索出了一条理工特色的人事信息化建设之路,所有成就,离不开分管校领导和人事处领导的重视和支持。

2.信息化意识。浙江理工大学人事处老师?#24049;?#30340;信息化意识,极大的促进了信息化的进程,人事处的老师清醒的意识到,信息化并不是将所有工作全部?#21450;?#21040;线上,信息化是要有所取舍的,做到有所为有所不为。

3.组织保障。在领导的重视和支持下,浙江理工大学于成立了“人事处信息化工作领导小组?#20445;?#20840;面负责人事处信息化战?#38498;?#23454;施工作;研究解决人事处信息化建设中的重大问题;统筹协调人事处各科室、各岗位的工作职责和工作流程;

4.制度保障。在宏景实施过的高校客户?#26657;?#27993;江理工大学是唯一一所将人事系统的使用职责权限和人事信息标准制度化的高校,人事处制定了浙江理工大学特色的人事信息数据标准和人事信息审核规范,规范了人事信息的统计口径。

 

 


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